Tầm quan trọng của thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức hợp lý cho từng loại hình hoạt động là một yếu tố quan trọng giúp công ty duy trì thành công lâu dài

Để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, những công ty không chỉ cần tuyển dụng những nhân viên xuất sắc. Họ còn cần xây dựng, thiết kế tổ chức, quy trình để những nhân viên của họ cùng làm việc một cách thống nhất. Tuy nhiên, đối với những hoạt động mang tính định hướng về tương lai, công ty cần những nhóm nhân viên riêng biệt, vì tính chất công việc của họ hoàn toàn khác với duy trì hoạt động hiện tại. Những nhóm riêng biệt này cần phải được thiết kế mới (zero-based), chứ không thể hoàn toàn dựa vào những quy trình, cách thức tổ chức đang có.

Việc xây dựng những nhóm riêng biệt này có thể so sánh với việc tạo dựng một công ty mới hoàn toàn. Trong quá trình này, chính những nhân viên mới, trẻ đóng vai trò chủ chốt, vì họ chưa quá quen thuộc với những quy trình, văn hóa hiện tại của công ty. Chính họ là những người có khả năng lật ngược vấn đề, đặt câu hỏi cho những gì từ trước đến nay vẫn được ngầm hiểu và thực hiện.

Trở lại ví dụ về Infosys Consulting nói ở bài trước, một dự án hoàn toàn mới đối với hoạt động và thị trường của Infosys lúc bấy giờ. Murthy và Nilekani, lãnh đạo Infosys, đã thuê những nhân viên hoàn toàn mới, với trên 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn để điều hành dự án này. Infosys còn kéo về được cả những lãnh đạo khác trong ngành tư vấn. Và, thay vì dựa vào những quy trình, tổ chức hiện có của Infosys, họ đã quyết định tham khảo và ứng dụng một cách sáng tạo những quy trình, tổ chức của những công ty tư vấn khác, để tạo ra mô hình kinh doanh của riêng mình. Ngày nay, Infosys Consulting đạt doanh thu hơn 100 triệu đô mỗi năm.

tochuc

Những mô hình kinh doanh mới đòi hỏi những thiết kế tổ chức riêng biệt

Kết quả này hoàn toàn trái ngược với những gì xảy ra khi 3 nhà sản xuất ôtô lớn của Mỹ (GM, Ford và Chrysler) thâm nhập thị trường Ấn Độ những năm đầu thập kỷ 90 thế kỷ trước. Thay vì nghiên cứu thị trường Ấn Độ và những nhu cầu tại đây một cách có hệ thống, những công ty này sử dụng những thiết kế sẵn có của mình. Và để cắt giảm chi phí, họ thiết kế 2 cửa sổ tự động phía trước, 2 cửa sổ quay tay phía sau, thay vì để cả 4 cửa sổ tự động như mẫu thiết kế thông thường. Tuy nhiên, họ không nghĩ đến rằng tại thời điểm đó, những ai đủ tiền mua ôtô tại Ấn Độ cũng đủ tiền để thuê tài xế riêng, do đó chủ nhân chính lại thường luôn ngồi sau xe và phải dùng cửa sổ quay tay. Những bất hợp lý tương tự như thế chính là một trong những lý do vì sao ôtô Mỹ đến giờ vẫn chưa được phổ biến tại thị trường Ấn Độ.

Xác định đúng như ưu tiên dài hạn

Như chúng tôi đã phân tích, bí quyết để thành công lâu dài là lựa chọn cần phải quên đi những gì và cần phải xây dựng những gì mới. Mỗi dự án xây dựng sản phẩm mới, thị trường mới, cơ hội mới đòi hỏi những bước đi đầu tiên khó khăn: lựa chọn đầu tư nguồn lực (cả về con người và tài chính) cho công việc hiện tại hay cho những dự án mới. Đây có lẽ là một trong những lựa chọn khó khăn nhất cho bất kỳ lãnh đạo nào.

Trong thời gian bước đầu hoạt động, Infosys có một khách hàng nằm trong danh sách Fortune 10, đem lại 25% doanh thu cho công ty và luôn đòi hỏi sự giảm giá lớn. Lãnh đạo Infosys đã từ chối giảm giá và chịu sự sút giảm lớn về doanh số trong thời gian ngắn sau đó. Logic của lãnh đạo Infosys rất đơn giản: bạn không thể chấp nhận một cái giá quá thấp gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và làm giảm đầu tư đào tạo nhân sự, nghiên cứu và công nghệ. Điều đó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến thương hiệu công ty về lâu dài. Lãnh đạo Infosys luôn duy trì tầm nhìn dài hạn cho công ty họ.

Để kết thúc loạt bài này, chúng tôi xin đưa ra một minh họa thú vị cho quá trình chuyển đổi công ty từ hiện tại đến tương lai, một minh họa từ thần thoại Hindu:

Đạo Hindu thờ rất nhiều thần nhưng có 3 vị thần chính của bộ tam thần Trimurti, đại diện cho 3 khía cạnh thần thánh: Vishnu – đấng bảo hộ, Shiva – đấng hủy diệt và Brahma – đấng tạo hóa. Trong quá trình chuyển đổi doanh nghiệp, Vishnu biểu tượng cho những hoạt động hiện tại, Shiva biểu tượng cho sự xóa bỏ những gì không còn giá trị, và Brahma biểu tượng cho những hoạt động tạo dựng tương lai.

Những vị thần này còn có những vị hôn thê riêng: Vishnu với nữ thần Lakshmi, thần tạo ra của cải, cũng giống như hoạt động kinh doanh hiện tại là nguồn thu chính cho công ty, Shiva với nữ thần Parvathi, thần tạo ra quyền lực, cũng giống như quá trình xóa bỏ những gì không còn giá trị với doanh nghiệp, và cuối cùng, Brahma với nữ thần Saraswathi, vị thần tượng trưng cho ý tưởng, sáng tạo, kiến thức, chính là những yếu tố quan trọng trong việc mở ra những thị trường mới, tạo dựng những sản phẩm mới.

Theo triết lý đạo Hindu, sự tương tác hòa hợp giữa 3 vị thần tạo nên một chu kỳ duy trì – phá hủy – kiến tạo liên tục và không bao giờ kết thúc. Bảo đảm chu trình liên tục này cũng chính là chìa khóa thành công của những công ty với tầm nhìn dài hạn.

Theo Vef